Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor de KapiBara Plug & Play Quiz, aangeboden door Britt Gielen, handelend onder de naam KapiBara Quiz Productions, hierna KapiBara genoemd. Ze worden vóór de bestelling aan de organisator bezorgd en maken deel uit van de overeenkomst. Schriftelijke individuele afspraken gaan voor, zonder afbreuk te doen aan dwingende wettelijke rechten.

Met deze formule levert KapiBara Quiz Productions een volledig voorbereid quizpakket waarmee de organisator zelfstandig een quizavond kan organiseren en uitvoeren.

1. Offerte en bestelling

Een offerte blijft 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Die geldigheid houdt geen reservatie van de evenementdatum in. Vraag de beschikbaarheid bij voorkeur minstens twee maanden vóór het evenement aan. Een kortere termijn kan alleen na uitdrukkelijke bevestiging door KapiBara.

Een beschikbaarheidsaanvraag is vrijblijvend en vormt geen definitieve boeking. KapiBara controleert de haalbaarheid en bevestigt de datum schriftelijk. Na goedkeuring wordt de datum zeven kalenderdagen voorlopig gereserveerd, tenzij schriftelijk anders afgesproken. De organisator ontvangt daarna het uitgebreide intakeformulier.

Na ontvangst van het volledig ingevulde intakeformulier wordt de overeengekomen prijs gefactureerd. Als de voorlopige reservatie verstrijkt vóór de betaling, moet de beschikbaarheid opnieuw worden bevestigd.

De boeking is pas definitief na uitdrukkelijke schriftelijke datumbevestiging door KapiBara én ontvangst van de volledige betaling. Gebeurt de betaling na de voorlopige reservatietermijn, dan is een nieuwe datumbevestiging nodig. De inhoudelijke voorbereiding start zodra ook het volledige intakeformulier en de nodige informatie ontvangen zijn, met inachtneming van artikel 17.

2. Prijs en betaling

De totaalprijs van het KapiBara Plug & Play pakket bedraagt €400, tenzij vóór de bestelling schriftelijk anders overeengekomen. KapiBara is vrijgesteld van btw en rekent geen btw aan. Eventuele bijkomende diensten en hun totaalprijs worden vooraf afzonderlijk overeengekomen.

Het volledige bedrag wordt gefactureerd na ontvangst van het ingevulde intakeformulier.

De betaling gebeurt volgens de betalingstermijn vermeld op de factuur.

KapiBara start met de inhoudelijke samenstelling en voorbereiding na volledige betaling, ontvangst van de nodige intakegegevens en bevestiging van de datum. Voor consumenten geldt bovendien artikel 17.

De levering gebeurt volgens artikel 5. Eventuele andere termijnen worden vóór de bestelling schriftelijk afgesproken.

3. Wat KapiBara Quiz Productions voorziet

KapiBara Quiz Productions voorziet een volledig uitgewerkt quizpakket waarmee de organisator de quiz zelfstandig kan organiseren en presenteren.

Het pakket omvat:

• een volledige quizpresentatie in PowerPoint
• antwoordbladen en eventuele tipbladen en beeldbladen
• een Excelbestand voor de puntentelling
• een persoonlijk draaiboek voor organisator, presentator en jury
• Quick Start instructies voor het verloop van de quizavond
• timing en richtduur per ronde
• een dummy om de techniek vooraf te testen
• afzonderlijke mediabestanden als reserve
• praktische richtlijnen en organisatieadvies

Daarnaast is één persoonlijk consultatiegesprek van maximaal 60 minuten inbegrepen. Tijdens dit gesprek wordt het quizpakket overlopen en kunnen praktische en inhoudelijke vragen worden besproken.

Bijkomende consultaties of ondersteuning kosten €40 per begonnen half uur. Ze worden uitsluitend geleverd en gefactureerd na voorafgaand akkoord over de bijkomende opdracht en de prijsberekening.

4. Intake en samenstelling van de quiz

Voor de samenstelling van de quiz vult de organisator een intakeformulier in.

Hierin worden onder andere afspraken gemaakt over het doelpubliek, het gewenste niveau, de aard van het evenement en eventuele specifieke wensen.

De organisator is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en correct aanleveren van deze informatie.

KapiBara Quiz Productions stelt op basis hiervan de quiz samen.

Wijzigingen of bijkomende wensen na de start kunnen worden verwerkt wanneer dit praktisch haalbaar is. KapiBara bevestigt eventuele gevolgen voor prijs en planning vooraf schriftelijk. Meerwerk wordt pas uitgevoerd na akkoord van de organisator.

5. Levering van het quizpakket

Het quizpakket wordt digitaal en in verschillende fasen aan de organisator bezorgd.

Ongeveer één maand vóór de afgesproken evenementdatum ontvangt de organisator een dummy en de documenten voor de praktische voorbereiding, zoals het draaiboek, de organisatorische instructies, het scorebestand en de informatie om de technische installatie en werkwijze vooraf te testen. De concrete leverdatum wordt schriftelijk bevestigd.

De definitieve quizinhoud, waaronder de presentatie, quizvragen, antwoorden en definitieve documenten voor gebruik tijdens de quizavond, wordt uiterlijk zeven kalenderdagen voor het evenement digitaal aangeleverd.

De organisator is verantwoordelijk voor het tijdig openen, controleren en testen van de ontvangen bestanden. Eventuele technische problemen of vastgestelde fouten dienen zo snel mogelijk aan KapiBara Quiz Productions te worden gemeld.

Deze leveringstermijnen gelden op voorwaarde dat het intakeformulier, de volledige betaling en alle noodzakelijke informatie tijdig door KapiBara Quiz Productions werden ontvangen.

Bij laattijdige informatie of betaling bespreekt KapiBara onmiddellijk de gevolgen voor de planning en worden aangepaste termijnen schriftelijk overeengekomen. Een wijziging gebeurt niet automatisch. Wettelijke rechten bij vertraging blijven behouden.

6. Private label

De KapiBara Plug & Play Quiz wordt geleverd volgens het private label principe.

Dit betekent dat de quiz tijdens het evenement volledig onder de naam van de organisator kan worden gepresenteerd. De naam, het logo of de huisstijl van KapiBara Quiz Productions hoeft tijdens het evenement niet zichtbaar te worden vermeld.

Indien gewenst kan de presentatie worden voorzien van de naam of het logo van de organisator, wanneer dit materiaal tijdig wordt aangeleverd.

Het private label principe betekent niet dat de intellectuele eigendomsrechten op de quiz worden overgedragen.

De organisator verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht zoals omschreven in deze algemene voorwaarden.

7. Gebruikslicentie

Na volledige betaling en levering van het quizpakket verleent KapiBara Quiz Productions aan de organisator een niet exclusieve, niet overdraagbare commerciële gebruikslicentie voor één uitvoering van de geleverde quiz tijdens het vooraf overeengekomen evenement.

De gebruikslicentie geldt uitsluitend voor:

• de organisator vermeld op de offerte en factuur
• het overeengekomen evenement
• één uitvoering van de geleverde quiz
• de overeengekomen datum, behoudens een vooraf schriftelijk goedgekeurde verplaatsing

De organisator mag de quiz tijdens deze uitvoering onder eigen naam organiseren en presenteren overeenkomstig het private label principe.

De organisator mag voor het evenement inschrijvingsgeld vragen, samenwerken met sponsors, horeca organiseren en andere inkomsten genereren. Deze inkomsten komen volledig toe aan de organisator.

De organisator mag de geleverde bestanden uitsluitend delen met personen die deze redelijkerwijs nodig hebben voor de voorbereiding of uitvoering van het evenement, zoals de presentator, juryleden en rechtstreeks betrokken medewerkers.

De organisator is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk behandelen van de quizinhoud door deze personen en dient hen erop te wijzen dat de bestanden en inhoud niet verder mogen worden gedeeld, gekopieerd, gepubliceerd of hergebruikt.

De verleende gebruikslicentie eindigt automatisch na de overeengekomen uitvoering van de quiz. Bepalingen met betrekking tot intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, verspreiding en hergebruik blijven ook na het einde van de gebruikslicentie van toepassing.

Het verlenen van deze gebruikslicentie houdt geen overdracht in van auteursrechten, intellectuele eigendomsrechten of eigendom van de quizinhoud.

8. Beperkingen van de gebruikslicentie

De organisator verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die uitdrukkelijk in deze overeenkomst zijn beschreven. Alle overige rechten blijven voorbehouden aan KapiBara Quiz Productions.

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KapiBara Quiz Productions is het niet toegestaan om:

• de volledige quiz meer dan één keer uit te voeren
• de quiz op een ander evenement te gebruiken
• afzonderlijke vragen, rondes of andere onderdelen opnieuw te gebruiken
• de quiz geheel of gedeeltelijk te kopiëren voor toekomstig gebruik
• de quiz of onderdelen ervan te verkopen, verhuren, schenken, uitlenen of op een andere manier aan derden over te dragen
• de digitale bestanden te bezorgen aan personen die niet rechtstreeks betrokken zijn bij de overeengekomen uitvoering
• de quiz ter beschikking te stellen van een andere vereniging, onderneming, organisatie of natuurlijke persoon
• quizvragen, antwoorden, rondes, afbeeldingen, presentaties, draaiboeken of andere onderdelen online te publiceren of publiek toegankelijk te maken

• onderdelen van het quizpakket op te nemen in een eigen quiz of andere commerciële activiteit
• het quizpakket te gebruiken voor het ontwikkelen, samenstellen of aanbieden van een andere quiz
• de inhoud te verspreiden via sociale media, websites, databanken, digitale platformen of andere publieke kanalen

Het is de organisator wel toegestaan om de bestanden te openen, te testen, te projecteren en de noodzakelijke documenten af te drukken voor de voorbereiding en uitvoering van het overeengekomen evenement.

Na afloop van het evenement mogen administratieve documenten worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor de eigen administratie. De quizinhoud zelf mag niet opnieuw worden gebruikt of ter beschikking worden gesteld voor een andere uitvoering.

Een nieuwe uitvoering van dezelfde quiz, ongeacht of deze plaatsvindt voor hetzelfde of een ander publiek, vereist voorafgaande schriftelijke toestemming en een nieuwe gebruikslicentie van KapiBara Quiz Productions.

9. Inbreuk op de gebruikslicentie

Iedere vorm van gebruik, verspreiding, overdracht, publicatie of hergebruik die buiten de in artikel 7 verleende gebruikslicentie valt, wordt beschouwd als een inbreuk op de overeenkomst.

Wanneer KapiBara Quiz Productions een dergelijke inbreuk vaststelt, kan zij de organisator schriftelijk verzoeken om de inbreuk onmiddellijk stop te zetten en verdere verspreiding of gebruik van het quizmateriaal te voorkomen.

Bij een ernstige inbreuk kan KapiBara de gebruikslicentie beëindigen volgens de wettelijke voorwaarden, na schriftelijke ingebrekestelling en een redelijke hersteltermijn wanneer herstel mogelijk is. Een onmiddellijke beëindiging is alleen mogelijk voor zover wettelijk gerechtvaardigd.

De organisator is verantwoordelijk voor het gebruik van de quizbestanden door personen aan wie hij of zij zelf toegang tot deze bestanden heeft verleend, waaronder presentatoren, juryleden en andere medewerkers.

Wanneer de quiz of onderdelen ervan zonder toestemming opnieuw worden uitgevoerd, verspreid, doorgegeven, gepubliceerd, verkocht of op een andere wijze worden gebruikt buiten de verleende gebruikslicentie, behoudt KapiBara Quiz Productions zich het recht voor om vergoeding te vorderen voor de werkelijk geleden schade en de redelijke kosten die noodzakelijk zijn om de inbreuk te doen stoppen.

Het beëindigen of verstrijken van de gebruikslicentie doet geen afbreuk aan de intellectuele eigendomsrechten van KapiBara Quiz Productions of aan het recht om op te treden tegen een vastgestelde inbreuk.

De bepalingen inzake intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, verspreiding en hergebruik blijven na afloop of beëindiging van de overeenkomst van toepassing.

10. Intellectuele eigendom

De intellectuele eigendomsrechten op het door KapiBara zelf ontwikkelde quizmateriaal blijven bij KapiBara, voor zover het materiaal wettelijk beschermd is. Rechten op materiaal van derden blijven bij de betreffende rechthebbenden. De licentie verleent uitsluitend de gebruiksrechten die KapiBara rechtsgeldig kan verlenen.

De betaling van de Plug & Play Quiz houdt geen verkoop of overdracht van deze rechten in.

De organisator koopt het recht om de quiz éénmaal uit te voeren volgens de bepalingen van de verleende gebruikslicentie.

Het private label principe verandert niets aan deze eigendomsrechten.

11. Verantwoordelijkheden van de organisator

KapiBara Quiz Productions is niet aanwezig tijdens de uitvoering van een Plug & Play Quiz.

De organisator staat daarom zelf in voor de volledige praktische organisatie en uitvoering van het evenement.

Hieronder vallen onder andere:

• de presentatie van de quiz
• de jury en verbetering van de antwoorden
• het invoeren en verwerken van de scores
• voldoende medewerkers
• de locatie en zaalopstelling
• computers en andere apparatuur
• geluidsinstallatie en microfoons
• beamer, scherm of andere beeldweergave
• internetverbinding indien nodig
• horeca en catering
• veiligheid tijdens het evenement
• inschrijvingen en deelnemers beheer
• eventuele vergunningen en andere verplichtingen die verbonden zijn aan het evenement

De organisator is verantwoordelijk voor het vooraf testen van de volledige technische installatie en de geleverde bestanden.

12. Aansprakelijkheid

KapiBara is verantwoordelijk voor een zorgvuldig samengesteld quizpakket dat overeenstemt met de overeenkomst. Voor tekortkomingen waarvoor KapiBara wettelijk verantwoordelijk is, gelden de wettelijke aansprakelijkheidsregels.

KapiBara is niet verantwoordelijk voor problemen die uitsluitend voortkomen uit de organisatie of uitvoering door de organisator of derden en die niet aan een tekortkoming van KapiBara kunnen worden toegerekend.

Dit omvat onder andere problemen met apparatuur, beeld, geluid, internetverbinding, stroomvoorziening, presentatie, jurywerking, puntentelling, zaalopstelling, medewerkers, deelnemers, horeca of andere praktische aspecten van het evenement.

Hetzelfde geldt voor schade die uitsluitend ontstaat door het niet volgen van duidelijke instructies, eigen wijzigingen aan bestanden of gebruik buiten de overeenkomst. Deze bepaling sluit aansprakelijkheid voor opzet, zware fout, aantasting van leven of lichamelijke integriteit of andere aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten of beperkt, niet uit.

13. Controle en inhoudelijke fouten

KapiBara Quiz Productions stelt de quiz met de nodige zorg samen en controleert de inhoud vóór levering.

De organisator krijgt na levering de mogelijkheid om het quizpakket vooraf te bekijken en te testen.

Wanneer een inhoudelijke of technische fout wordt vastgesteld, dient deze zo snel mogelijk aan KapiBara Quiz Productions te worden gemeld.

KapiBara onderzoekt een gemelde fout en verhelpt een tekortkoming waarvoor zij verantwoordelijk is kosteloos binnen een redelijke termijn, rekening houdend met de evenementdatum. De organisator verleent daarvoor de redelijkerwijs noodzakelijke medewerking.

De aard en ernst van een tekortkoming bepalen welke oplossing passend is. Het recht op herstel, prijsvermindering, ontbinding, terugbetaling of schadevergoeding blijft bestaan voor zover de wet daarin voorziet. Controle door de organisator of het uitblijven van een onmiddellijke melding doet dwingende wettelijke rechten niet vervallen.

14. Annulering en verplaatsing

Een annulering wordt schriftelijk gemeld. Buiten het wettelijke herroepingsrecht kan KapiBara een redelijke vergoeding vragen voor aantoonbaar uitgevoerd werk en onvermijdbare kosten die rechtstreeks met de opdracht samenhangen. Bespaarde kosten worden afgetrokken. De vergoeding bedraagt nooit meer dan de overeengekomen totaalprijs. KapiBara bezorgt een gemotiveerde afrekening en betaalt een eventueel resterend saldo binnen 14 kalenderdagen terug. Voor een geldige wettelijke herroeping geldt uitsluitend artikel 17.

Een verzoek om verplaatsing wordt zo snel mogelijk schriftelijk gemeld. De nieuwe datum moet door KapiBara op haalbaarheid worden gecontroleerd.

In overleg kan de licentie naar een schriftelijk bevestigde nieuwe datum worden verplaatst als de quiz nog niet uitgevoerd of openbaar gemaakt is. Eventueel noodzakelijk meerwerk en bijkomende kosten worden vooraf afgesproken.

Gebruik voor een ander evenement vereist voorafgaande schriftelijke toestemming. Als KapiBara zelf de overeenkomst niet kan uitvoeren, wordt eerst een haalbare oplossing besproken. Komt die er niet, dan worden niet geleverde prestaties terugbetaald, onverminderd eventuele wettelijke rechten op verdere vergoeding.

15. Vertrouwelijkheid van de quizinhoud

De organisator behandelt de ontvangen quizvragen, antwoorden en bestanden vertrouwelijk.

De organisator ziet erop toe dat personen die vooraf toegang krijgen tot de quizinhoud deze niet delen met deelnemers of andere derden.

De antwoorden en andere vertrouwelijke quizinhoud mogen vóór de uitvoering niet openbaar worden gemaakt.

16. Toepasselijk recht

Op de overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Een consument behoudt de bescherming van dwingende regels die volgens het toepasselijke recht voor hem of haar gelden.

Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank die volgens de toepasselijke wettelijke bevoegdheidsregels bevoegd is. Deze voorwaarden leggen consumenten geen rechtbank op die strijdig is met hun wettelijke bescherming.

17. Consumenten en herroepingsrecht

Een consument is een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden buiten zijn of haar handelsactiviteit, bedrijf, ambacht of beroep. Bij een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte kan de consument de overeenkomst binnen 14 kalenderdagen vanaf de dag na het

sluiten ervan zonder opgave van redenen herroepen. KapiBara sluit dit recht niet automatisch uit omdat de quiz op maat is gemaakt. Herroepen kan met een ondubbelzinnige verklaring aan kapibaraquiz@gmail.com of per post aan Britt Gielen, Toleikstraat 11B, 3960 Bree. Het formulier hieronder mag worden gebruikt, maar is niet verplicht. Verzending vóór het verstrijken van de termijn volstaat. Waar wettelijk vereist kan de consument ook de online herroepingsfunctie gebruiken. KapiBara betaalt bij geldige herroeping de ontvangen betalingen uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van de herroepingsmelding terug, met hetzelfde betaalmiddel tenzij anders overeengekomen en zonder bijkomende kosten voor de consument. Een eventuele wettelijk toegelaten vergoeding voor reeds geleverde diensten wordt hieronder geregeld. KapiBara begint tijdens de herroepingstermijn alleen met diensten als de consument daar afzonderlijk en uitdrukkelijk om vraagt. Herroept de consument vervolgens vóór volledige uitvoering, dan is alleen een wettelijk toegelaten evenredig bedrag verschuldigd voor de daadwerkelijk geleverde diensten, mits de vereiste informatie vooraf is verstrekt. Voor het verlies van het herroepingsrecht na volledige uitvoering is bovendien een voorafgaande uitdrukkelijke erkenning van dat gevolg nodig. Voor betaalde digitale inhoud die vóór het einde van de herroepingstermijn wordt geleverd, beroept KapiBara zich alleen op een wettelijke uitzondering als de consument vooraf afzonderlijk en uitdrukkelijk heeft ingestemd met die levering, het verlies van het herroepingsrecht heeft erkend en daarvan een bevestiging op een duurzame gegevensdrager heeft ontvangen. Louter aanvaarden van deze voorwaarden volstaat daarvoor niet. Zonder de vereiste toestemmingen en bevestiging blijft het toepasselijke herroepingsrecht behouden. De consument ontvangt de overeenkomst, deze voorwaarden en de verplichte informatie en eventuele toestemmingsbevestigingen per e mail of op een andere duurzame gegevensdrager. Wettelijke rechten op conformiteit en remedies voor digitale inhoud en diensten blijven onverkort gelden.

18. Klachten en persoonsgegevens

Vragen en klachten kunnen naar kapibaraquiz@gmail.com of per post naar het bovenstaande adres. Vermeld de naam van de organisator, de evenementdatum en een omschrijving van de vraag of klacht. KapiBara onderzoekt de melding en bespreekt een passende oplossing. Een consument kan bij een onopgelost geschil terecht bij de Consumentenombudsdienst via www.consumentenombudsdienst.be. Gerechtelijke stappen blijven mogelijk. KapiBara verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn om een aanvraag en overeenkomst te behandelen en wettelijke verplichtingen na te komen. Aanvaarding van deze voorwaarden is geen toestemming voor nieuwsbrieven. Informatie over verwerking, bewaartermijnen, ontvangers en privacyrechten wordt afzonderlijk verstrekt in de privacyverklaring.

Modelformulier voor herroeping

Vul dit formulier alleen in als u als consument de overeenkomst wilt herroepen. Bezorg het aan Britt Gielen, KapiBara Quiz Productions, Toleikstraat 11B, 3960 Bree, kapibaraquiz@gmail.com. Ik deel u hierbij mee dat ik onze overeenkomst betreffende het KapiBara Plug & Play quizpakket herroep. Besteld op: ........................................................ Naam consument: .................................................... Adres consument: ................................................... Referentie of evenementdatum: ....................................... Datum: ............................................................. Handtekening, alleen bij indiening op papier: .......................

Contactgegevens

KapiBara Quiz Productions

Britt Gielen, handelend onder de naam KapiBara Quiz Productions Toleikstraat 11B, 3960 Bree, België Ondernemingsnummer 0765.309.412 Btw identificatienummer BE0765309412 Vrijgesteld van btw 0475 38 51 70, Britt Gielen 0494 31 86 91, contactpersoon Kristof Damiaens kapibaraquiz@gmail.com